Aan de hand van onderstaande vragen en stellingen kunt u een globaal beeld krijgen of uw In control statement voldoende is onderbouwd.
- Wij hebben het meest recente in control statement onderbouwd met documentatie. Deze onderbouwing is door onze compliance officer/internal auditor gereviewed en afgetekend door het management.
- Wij beschikken over een ao/ib-beschrijving van de relevante processen die niet ouder dan 1 jaar is. Het bestaan en werking van de ao/ib testen wij of een externe minimaal jaarlijks.
- Wij beschikken over een risk management beleid dat voldoet aan de eisen zoals uiteengezet in de AFM leidraad Risk management bij beleggingsinstellingen.
- Wij hebben als beheerder alle relevante risico’s ten aanzien van het beheer van beleggingsinstellingen in kaart gebr/acht en hier risciobeheersingsmaatregelen voor geïmplementeerd. De werking van deze maatregelen testen wij minimaal jaarlijks. De uitkomsten leggen wij vast.
- Wij hebben de bevindingen en tekortkomingen die bleken uit de meest recente accountantscontrole verholpen. Dit hebben wij schriftelijk/elektronisch vastgelegd en bevestigd aan de externe accountant.
- Wij beschikken onder andere over de onderstaande beleidsdocumenten:
Beleid belangenconflicten
Beloningsbeleid
Fund Governance Code
Omgaan met incidenten
Deskundigheidsplan
Regeling integriteitsgevoelige functies
Bovenstaande beleidsregels zijn niet ouder dan 1 jaar en worden periodiek door interne/externen getoetst. - Wij hebben in onze bedrijfsvoering rekening gehouden met de AFM Aanbevelingen Beleggingsinstellingen: Voor juiste en betrouwbare prospectusinformatie en handelsprijzen.
- Wij zijn op de hoogte van AIFM/UCITS IV regelgeving en hebben deze al in onze bedrijfsvoering opgenomen danwel zijn hier mee bezig.
- Het afgelopen jaar hebben zich geen incidenten voorgedaan die hebben geleid tot een verschil in de intrinsieke waarde berekening van meer dan 0,5% van de correcte intrinsieke waarde (Ja = geen incident).
- Het afgelopen jaar hebben wij als beheerder of beleggingsinstelling geen formele maatregel van een binnenlandse of buitenlandse toezichthouder opgelegd gekregen (Ja = geen maatregel).
- Heeft u voor het afgelopen boekjaar een analyse gemaakt of het jaarverslag aan alle vereisten uit de Wft en lagere regelgeving (vooral het BGfo) voldoet?
Indien u alle bovenstaande vragen met Ja kunt beantwoorden, bent u goed op weg wat betreft de onderbouwing. Het is wellicht wel te overwegen om een second opinion te vragen om te bezien of de onderbouwing daadwerkelijk adequaat is. Wij kunnen u daarmee helpen.
Indien u één of meerdere vragen met Nee heeft beantwoord, is het raadzaam om snel actie te ondernemen om eventuele tekortkomingen te verhelpen en ervoor te zorgen dat het in control statement daadwerkelijk adequaat is onderbouwd. Dit om verrassingen met de AFM, deelnemers in uw beleggingsinstelling of andere stakeholders te voorkomen.
Houd er overigens rekening mee dat bovenstaande vragen slechts een beperkt aantal vragen en opmerkingen betreft. Het In control statement gaat verder. Wij hebben bijvoorbeeld geen rekening gehouden dat u bepaalde werkzaamheden heeft uitbesteed, zoals de fondsadministratie of net asset value berekening. Bij de onderbouwing van het In control statement moet u hier uiteraard ook rekening mee houden.